Spam-Mails loswerden und reduzieren: was im Betrieb wirklich hilft

Ganz weg bekommst du Spam nicht, aber du kannst ihn deutlich verringern: Spam nie beantworten und nie anklicken, den Spamfilter deines Mailanbieters einschalten, durchgerutschte Mails als Spam melden und die Adresse sparsam herausgeben. Seriöse Newsletter gehören nicht in dieselbe Schublade: Die bestellst du über den Abmeldelink in der Mail ab.

Zwei Sorten Mail, zwei Behandlungen

Der häufigste Fehler beim Aufräumen ist, beides gleich zu behandeln. Deshalb zuerst die Trennung.

Newsletter von Firmen, die du kennst: Du hast ihn selbst bestellt oder bist Kunde dort. Der Absender ist bekannt, ein Impressum ist vorhanden und in jeder Mail steht ein Abmeldelink. Hier ist Abmelden der richtige Weg. Danach kommt nichts mehr, und dein Postfach wird leerer.

Spam: Unbekannter Absender, anonyme Anrede, kein Impressum, kein Abmeldelink, oft ein Anhang oder eine Aufforderung, Daten einzugeben. Das sind Merkmale, die das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nennt. Hier gilt das Gegenteil: nicht klicken, nicht antworten, löschen.

Warum der Unterschied wichtig ist: Ein Link mit der Aufschrift „Abbestellen" in einer Mail von einem Unbekannten kann auf eine Seite mit Schadsoftware führen. Schon der Klick verrät dem Absender, dass deine Adresse echt ist. Meist kommt danach mehr Spam, nicht weniger. Das schreibt das BSI.

Faustregel: Kennst du den Absender und hast du dich irgendwann selbst eingetragen, meldest du dich ab. Kennst du ihn nicht, löschst du die Mail oder meldest sie als Spam.

Was du bei Spam nicht tun solltest

• Nicht antworten. Auch nicht „Bitte streichen Sie mich". Die Antwort bestätigt, dass die Adresse genutzt wird. BSI und Bundesnetzagentur raten beide davon ab.
• Keine Links anklicken, auch nicht in Bildern.
• Keine Anhänge öffnen. ZIP-, Word- und Excel-Dateien von Unbekannten sind ein typisches Spam-Merkmal.
• Bilder nicht automatisch laden. Schon das Laden eines Bildes kann dem Absender zeigen, dass die Mail geöffnet wurde. Das BSI empfiehlt, die HTML-Anzeige im Mailprogramm abzuschalten.

Auch ein bekannter Name im Absender ist keine Garantie, denn der lässt sich fälschen. Wirkt eine Mail von einem bekannten Absender merkwürdig, ruf kurz an, bevor du etwas anklickst.

In zehn Minuten: der Spamfilter

Fast jeder Mailanbieter hat einen Spamfilter. Oft läuft er schon, manchmal ist er aber ausgeschaltet oder zu schwach eingestellt. So gehst du vor:

1. Im Webmail deines Anbieters einloggen (dort, wo du Mails im Browser liest) und in die Einstellungen gehen. Dort gibt es meist einen Bereich mit Namen wie Spam, Junk oder Filter. Die genauen Menünamen unterscheiden sich je nach Anbieter.
2. Filter einschalten. Hat dein Anbieter einen Spamschutz, aktiviere ihn. Das empfiehlt auch das BSI.
3. „In Spam-Ordner ablegen" statt „Ablehnen" wählen. Bei der Einstellung „Ablehnen" kommt die Mail gar nicht erst bei dir an. Stuft der Filter eine echte Kundenanfrage fälschlich als Spam ein, siehst du sie nie. Anbieter wie STRATO warnen ausdrücklich, dass harmlose Mails in seltenen Fällen als Spam eingestuft werden können.
4. Durchgerutschte Mails als Spam melden. Nicht nur löschen. Bei Gmail lernt der Filter aus gemeldeten Mails und stuft ähnliche künftig besser ein. Bei anderen Programmen heißt der Knopf meist „Junk" oder „Spam melden".
5. Wichtige Absender freigeben. Trage Kunden, Lieferanten und das Amt als „sichere Absender" ein (oder lege sie als Kontakt an), damit ihre Mails nie im Spam landen.

Den Spam-Ordner nicht vergessen

Ein Filter irrt sich manchmal. Wirf deshalb einmal pro Woche einen kurzen Blick in den Spam-Ordner, besonders wenn du auf eine Anfrage wartest. Bei Outlook im Web wird der Junk-Ordner nach 30 Tagen automatisch geleert, und die Mails sind dann unwiederbringlich weg. Eine Kundenanfrage, die dort zwischen Werbung liegt, bemerkst du nur, wenn du nachschaust.

Newsletter aufräumen

Das ist oft der größte Hebel für ein volles Postfach, und es ist die einfache Arbeit:

• Nimm dir einen Vormittag und melde dich bei jedem Newsletter ab, den du nicht mehr liest. Der Abmeldelink steht meist ganz unten in der Mail.
• Gilt nur für Absender, die du kennst und bei denen du dich selbst eingetragen hast oder Kunde bist. Bei Zweifel nicht klicken, sondern die Mail als Spam melden.
• Zu viel Werbung von einem Absender, den du eigentlich nicht wolltest? Werbung per E-Mail ist ohne ausdrückliche Einwilligung grundsätzlich unzulässig, mit einer Ausnahme für bestehende Kunden unter bestimmten Bedingungen (§ 7 UWG). Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

Nach den Newslettern lohnt ein zweiter Durchgang: Wer bekommt ständig Rechnungen, Kopien und Benachrichtigungen, die niemand braucht? Auch hier kann man oft bei der Quelle abstellen.

Von Behörden ist wenig Hilfe zu erwarten

Die Bundesnetzagentur schreibt, dass sie bei E-Mail-Spam nur tätig werden kann, wenn eine Rufnummer enthalten ist, und dass ein Bußgeldbescheid gegen E-Mail-Spam nicht möglich ist. Das BSI empfiehlt, unerwünschte Werbe-Mails bei der Internet-Beschwerdestelle zu melden und dann zu löschen. Ein Ergebnis darfst du davon nicht erwarten. Der eigene Filter bleibt dein wichtigstes Werkzeug.

Die Adresse sparsam herausgeben

Spam-Absender besorgen sich Adressen über Adresshandel und über Programme, die Websites nach Adressen durchsuchen oder gängige Namen durchprobieren (Verbraucherzentrale). Was du tun kannst:

• Eine zweite Adresse für Anmeldungen. Shops, Foren, Gewinnspiele und Messelisten bekommen die Zweitadresse, die Hauptadresse nur Kunden und Geschäftspartner. Landet die Zweitadresse im Spam-Sumpf, räumst du dort auf und nicht in der Adresse, über die Aufträge kommen.
• Die Adresse nur gezielt weitergeben, an Unternehmen, denen du vertraust (Bundesnetzagentur).
• Auf der Website zusätzlich ein Kontaktformular anbieten. Das nimmt Druck von der offen sichtbaren Adresse.
• Die Adresse im Impressum bleibt Pflicht. Nach § 5 DDG müssen Anbieter eine Mailadresse nennen, die leicht erkennbar und erreichbar ist. Ein Formular kannst du zusätzlich anbieten.
• Adresse „verfremden" bringt wenig. Eine Schreibweise wie „name (at) firma" oder die Adresse als Bild bietet keinen sicheren Schutz und erschwert dir und deinen Kunden das Schreiben.

100 Prozent Schutz gibt es nicht. Das Ziel ist, dass wenig durchkommt und du nichts Wichtiges verlierst.

Technik für Betriebe: SPF, DKIM und DMARC

Diese drei Kürzel tauchen auf, sobald es um Mail-Sicherheit geht. Wichtig ist, was sie nicht tun: Sie verringern den Spam in deinem Postfach nicht. Sie schützen davor, dass jemand Mails im Namen deiner Firmen-Domain fälscht (zum Beispiel mit deiner Adresse als Absender), und sie helfen, dass deine eigenen Mails ankommen.

• SPF: Eine Liste im Domain-Eintrag, welche Mailserver für deine Domain senden dürfen. Wie eine Liste der erlaubten Briefträger.
• DKIM: Eine Signatur, die beim Versand an die Mail gehängt wird und bestätigt, dass sie von deiner Domain stammt und unterwegs nicht verändert wurde. Wie ein Siegel auf dem Brief.
• DMARC: Legt fest, was der Empfänger mit Mails tun soll, die diese Prüfungen nicht bestehen, und baut auf SPF und DKIM auf.

Das richtest du nicht selbst im Postfach ein, sondern bei deinem Hoster oder im Domain-Bereich. Viele Hoster bieten dafür Hilfeseiten an. Sprich notfalls den Support an oder lass es den machen, der deine Domain betreut.

Warum das trotzdem für Betriebe wichtig ist: Google verlangt seit Februar 2024 von allen, die an Gmail-Adressen Mails schicken, mindestens SPF oder DKIM. Die strengeren Regeln mit allen drei Verfahren und der Abmeldefunktion gelten für Massenversender ab 5.000 Mails am Tag, dazu gehört ein Handwerksbetrieb nicht. Die Pflicht für Massenversender betrifft dich also nicht, die Grundregel für alle Absender aber doch.

Wie viel Spam ist normal?

Zahlen für Handwerksbetriebe gibt es nicht. Zwei belegte Orientierungswerte: Laut BSI lag die Spam-Quote bei Mails an die Netze des Bundes im September 2026 bei 56 Prozent. Rund 91 Prozent davon wurden durch zentrale Schutzmaßnahmen abgewehrt. Als Spam zählt dort auch Phishing. Der Wert gilt für die Bundesverwaltung, nicht für Betriebe. Weltweit waren nach Angaben des Herstellers Kaspersky 2025 knapp 45 Prozent des Mailverkehrs Spam. Fazit: Spam ist der Normalfall. Wichtig ist, dass der Filter ihn fängt, bevor du ihn siehst.

Kurz zusammengefasst

• Newsletter von Firmen, die du kennst: über den Abmeldelink abbestellen.
• Spam von Unbekannten: nicht antworten, nicht klicken, nicht „abbestellen", löschen oder als Spam melden.
• Spamfilter beim Mailanbieter einschalten, „in Spam-Ordner ablegen" statt „ablehnen" wählen.
• Spam-Ordner einmal pro Woche kurz prüfen, wichtige Absender als sicher eintragen.
• Zweitadresse für Anmeldungen, Hauptadresse nur gezielt weitergeben. Die Adresse im Impressum bleibt Pflicht.
• SPF, DKIM und DMARC schützen deine Domain vor Fälschung, nicht dein Postfach vor Spam.

Weitere Beiträge zu Website, Mail und Technik für Betriebe findest du im Log.

Quellen

Abgerufen am 17.10.2026.

• BSI, E-Mail-Sicherheit: Mythen im Faktencheck (Antworten, „Abbestellen"-Links, Zweitadresse, Spam-Schutz)
• BSI, Woran erkennt man Spam? (Merkmale von Spam)
• BSI, So können Sie sich vor Spam schützen (Spamschutz, Beschwerdestelle, HTML-Anzeige)
• BSI, Technischer Hintergrund E-Mail-Sicherheit (SPF, DKIM, DMARC)
• BSI, Monatsbericht zur IT-Sicherheitslage, September 2026 (Spam-Quote Bundesnetze)
• Bundesnetzagentur, Fax- oder E-Mail-Spam
• Verbraucherzentrale, Spam: E-Mail-Müll im Internet (Stand 19.12.2022)
• § 7 UWG und § 5 DDG, gesetze-im-internet.de
• Google, Gmail-Hilfe „Spam melden" und Absenderanforderungen (support.google.com/mail/answer/1366858, support.google.com/a/answer/81126)
• Microsoft Support, Junk-E-Mail und Spam in Outlook filtern
• STRATO, Hilfe „Spamschutz in STRATO Webmail aktivieren"
• Kaspersky, Spam- und Phishing-Report 2025 (Pressemitteilung 11.02.2026, Herstellerangabe)